Für Lieferung und Anschnitt Ihrer Hochzeitstorte müssen Location, Catering und Konditorei die Abläufe abstimmen. Jede Location entscheidet selbst, ob Sie eine Torte von einer externen Konditorei mitbringen dürfen und welche Kosten dafür anfallen.
Klären Sie vor der Bestellung schriftlich, wer die Torte annimmt und kühlt. Halten Sie auch fest, wer sie aufbaut und serviert. So vermeiden Sie unerwartete Gebühren und wissen, wer am Hochzeitstag zuständig ist.
Erlaubnis und Gebühren klären
Fragen Sie zuerst Ihre Location, ob sie eine extern gelieferte Hochzeitstorte annimmt. Wenn ein eigener Caterer beteiligt ist, sollten Sie auch dessen Bedingungen prüfen. Eine allgemeine Regel für alle Veranstaltungsorte gibt es nicht.
Auch der Begriff „Tellergeld“ sagt allein wenig über den Preis aus. Manche Locations berechnen damit Präsentation, Geschirr, Besteck, Service oder Reinigung. Andere führen einzelne Leistungen getrennt auf. Fragen Sie deshalb nach den Gesamtkosten und danach, ob Anschnitt und Ausgabe der Torte darin enthalten sind.
Die veröffentlichten Preise einzelner Veranstaltungsorte zeigen die Unterschiede: Das Schlosscafé Köpenick nennt 2,50 Euro pro Gast. Darin enthalten sind Präsentation und Schneiden sowie Teller und Besteck. Im Kloster Hornbach werden 4,50 Euro pro Person und zusätzlich 98 Euro für Schneiden und Präsentation aufgeführt. Eine Hochzeitsmappe des Münchner Aumeisters aus dem Jahr 2024 nennt 4 Euro pro erwachsener Person und 2,50 Euro pro Kind. Diese Beispiele sind keine allgemeingültige Preisliste. Prüfen Sie, ob die Konditionen noch gelten und zu Ihrem Vertrag passen.
Bei 80 Gästen ergeben 2,50 Euro pro Person 200 Euro. Nach dem genannten Hornbach-Beispiel wären es für denselben Personenkreis 360 Euro plus 98 Euro, also insgesamt 458 Euro. Rechnen Sie solche Gebühren in Ihr Tortenbudget ein. Fragen Sie außerdem nach Zusatzkosten für Personal. Klären Sie auch, ob Etageren oder Sonderlieferungen extra kosten.
Lieferung und Übergabe planen
Stimmen Sie den Ablauf mit der Konditorei und der Location ab. Vereinbaren Sie ein Lieferzeitfenster, die Zufahrt und den Eingang, den die Fahrerin oder der Fahrer nutzen soll. Legen Sie außerdem eine Person fest, die die Torte entgegennimmt und am Hochzeitstag telefonisch erreichbar ist.
Klären Sie, ob die Konditorei die Torte nur übergibt oder auch aufbaut und das Servicepersonal einweist. Bei einer mehrstöckigen Torte oder einer gemieteten Etagere ist dieser Unterschied besonders wichtig. Fragen Sie zugleich, wer nach dem Anschnitt Leihplatten und sonstige Mietteile einsammelt und zurückgibt.
Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Konditorei und Location diese Einzelheiten selbst abstimmen. Eine Konditorei kann es den Hochzeitspaaren überlassen, diese Punkte mit der Location zu klären. Halten Sie deshalb schriftlich fest, wer was übernimmt, und teilen Sie beiden Seiten die Kontaktdaten der Ansprechperson mit.
Auch das Lieferzeitfenster gehört in die Absprache. Ein Anbieter verlangt in seinen eigenen Bedingungen beispielsweise ein mindestens dreistündiges Zeitfenster und berechnet unter bestimmten Bedingungen eine Zusatzpauschale für eine punktgenaue Lieferung. Solche Anforderungen gelten nicht für alle Konditoreien. Lesen Sie die Lieferbedingungen vor der Buchung.
Kühlung der Hochzeitstorte klären
Fragen Sie, ob die Location genügend Kühlraum für Ihre konkrete Torte hat und wie lange sie dort stehen darf. Die bloße Zusage, dass ein Kühlschrank vorhanden ist, reicht nicht, wenn darin kein Platz für die Torte oder ihre Verpackung bleibt. Klären Sie auch, ob eine Anlieferung am Vortag erlaubt ist.
Welche Temperatur nötig ist, hängt von der Torte ab. Das Niedersächsische Landesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit verweist bei verpackten Lebensmitteln auf die Angaben des Herstellers. Für lose Backwaren mit nicht durcherhitzter Füllung nennt es als Richtwert maximal 7 °C nach DIN 10508. Daraus folgt keine pauschale Temperaturvorgabe für jede Hochzeitstorte. Fragen Sie die Konditorei, wie die bestellte Torte transportiert und gelagert werden soll, und geben Sie diese Information an die Location weiter.
Vereinbaren Sie außerdem, was bei einer verspäteten Lieferung oder einer fehlenden Kühlmöglichkeit geschieht. Manche Anbieter behalten sich vor, die Torte wieder mitzunehmen, wenn niemand sie annimmt oder der vorgesehene Kühlraum ungeeignet ist. Welche Kosten dann anfallen, richtet sich nach den jeweiligen Vertragsbedingungen.
Allergene weitergeben
Bitten Sie die Konditorei um verlässliche Angaben zu Zutaten und Allergenen und geben Sie diese an Catering und Location weiter. So kann das Servicepersonal Gästen Auskunft geben. Welche Angaben gesetzlich nötig sind, hängt davon ab, wer ein nicht vorverpacktes Lebensmittel abgibt oder serviert. Allein daraus, dass Sie die Torte privat bestellen, lässt sich nicht sagen, welche gesetzlichen Pflichten für die beteiligten Personen gelten.
Diese Punkte schriftlich festhalten
Vor der verbindlichen Bestellung sollten Sie diese Absprachen dokumentieren:
- Erlaubnis für die externe Torte sowie alle Gebühren und enthaltenen Leistungen
- Lieferzeit, Zufahrt, Übergabeort und erreichbare Ansprechperson
- Zuständigkeit für Kühlung, Aufbau, Anschnitt und Ausgabe
- Vorgaben zur Lagerung und Anlieferung am Hochzeitstag oder Vortag
- Rückgabe von Etageren, Platten und anderen Leihteilen
- Informationen zu Allergenen und besonderen Ernährungswünschen
